Per lavorare in modo efficiente cerco di configurare la mia casella di posta in modo efficace tramite l'applicazione di pochi piccoli accorgimenti che il client web di Gmail rende semplici ma che si possono usare anche tramite altri client di posta.
L'accorgimento più importante per tenere una casella di email il più possibile pulita (almeno per ora) è cercare di non lasciare le email ad attendere nell'inbox.
Seguendo anche i consigli di Merlin Mann, ad esempio di questo video (e seguendo i consigli di GTD),
Ogni email deve finire il prima possibile (subito!) in uno dei seguenti modi:
1) essere cancellata / archiviata
2) ottenere una risposta
3) essere inoltrata / delegata a qualcuno
4) essere rimandata a più tardi senza rimanere nell'inbox
5) causare un tuo lavoro - ogni tanto purtroppo bisogna lavorare - ed eventualmente una risposta a riguardo
Alcune di queste azioni hanno bisogno di una persona attiva - non ho ancora capito se lo sono davvero - ma altre per fortuna possono essere almeno in parte automatizzate.
Fra le cose che ho configurato nel mio ambiente Gmail, le più importanti sono (fra parentesi segnalo l'obiettivo che aiutano a raggiungere):
a) Le email che arrivano da indirizzi di lavoro vengono etichettate come tali in modo che si possano più facilmente ritrovare, archiviare all'occorrenza per nasconderle anche come non lette e poi essere facilmente recuperate la mattina successiva. (1, 4)
b) Le email per le quali aspetto una risposta, le etichetto con una label "waiting" e le mando in copia nascosta anche a me, in modo che tramite un filtro possa archiviarle e tenerne traccia nella vista "waiting". (3)
c) Gli appunti che scovo in giro per il web cerco di salvarli tramite l'ottimo strumento gratuito springpadit.com ma se mi trovo ad avere accesso solo alla posta, mi mando una email con subject "memo" e filtro tale email archiviandola ed etichettandola pronta per essere letta più tardi.
d) Sto anche usando un prodotto in beta che aiuta molto, si chiama boomerang4gmail, e anche se non è fondamentale avere un tool del genere, aiuta molto poter rimandare o delegare stando attenti a verificare se si è ricevuto una risposta. Vale la pena farci un giro. (3, 4)
e) Uso un gran bel gruppo filtri per cancellare / archiviare molte newsletter et similia non richieste che non voglio nemmeno mettermi a controllare o su notifiche da social web che voglio controllare solo quando decido io. (1)
Tutto questo dovrebbe servire a passare meno tempo sulla posta e più tempo sul proprio lavoro e sulle cose che più interessano, senza però lasciare in uno stato disastroso la propria inbox
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